Portaria da Diretoria Executiva

PORTARIA Nº 22, de 08 de outubro de 2024

RESOLVE:

Art. 1º - Instituir a Política de Impressão da Fiocruz em atendimento à Portaria SGD/MGI nº 370/2023, de 8 de março de 2023, considerando as necessidades e particularidades das unidades da instituição.

Art. 2º - A Política de Impressão tem como objetivo instruir os usuários quanto à correta utilização dos equipamentos de impressão e digitalização;

Art. 3º - Público-alvo: o serviço de impressão e digitalização é disponibilizado para uso dos trabalhadores da Fiocruz nos seguintes perfis:

I - Servidores;

II - Estagiários;

III - Colaboradores e/ou Prestadores de Serviços;

IV - Pesquisadores;

V - Bolsistas.

Art. 3º - Conceitos e definições: a seguir são apresentadas as principais expressões utilizadas neste documento:

Centro de Custo: denominam-se centros de custo as diversas unidades da instituição delimitadas segundo o aspecto de localização de todos os custos ali verificados para a contabilização e controle do uso do serviço de impressão.

Gestor e Fiscal do Contrato: Servidores designados formalmente para acompanhar e fiscalizar a prestação de serviço, conforme estabelecido em contrato e, entre outas atribuições, adotar as ações administrativas cabíveis para o regular ateste e pagamento dos serviços prestados.

Impressora: Dispositivo usado para impressão monocromática ou colorida de documentos, podendo operar com papéis de tamanhos variados, ponde ser ainda do tipo multifuncional, ou seja, com funções variadas como impressão, cópia, digitalização etc.

Insumos: Materiais consumíveis necessários a operação da impressora, inclui tanto material básico (papel, tonner) quanto peças de uso interno que têm vida útil controlada (fusor etc.).

Outsourcing de Impressão: Serviço de impressão da contratação de empresa terceirizada.

Usuário: Pessoa com acesso autorizado aos recursos computacionais da Fiocruz.

Art. 4º - A seguir são apresentadas orientações quanto à configuração e utilização recomendada dos recursos de digitalização e impressão:

I - Orientações quanto o uso consciente de impressões:

a) o serviço de impressão é destinado exclusivamente para atividades de cunho institucional e exclusivo aos usuários da Fiocruz, sendo proibida a utilização para uso particular;

b) deve ser adotado como configuração padrão a impressão monocromática e em frente e verso (duplex);

c) utilizar a impressão colorida apenas para documentos onde seja estritamente necessária sua adoção;

d) utilizar um equipamento da sua unidade administrativa e, nos casos de indisponibilidade como defeito ou manutenção, utilizar outro equipamento mais próximo para suprir suas necessidades momentâneas;

II - Redução da quantidade de páginas impressas, uso consciente de insumos e combate ao desperdício:

a) deve-se buscar a tramitação de processos administrativos sempre na forma eletrônica, fazendo uso da impressão apenas nos casos em que se requer assinatura ou carimbos impressos em que não são aceitos os formatos eletrônicos;

b) é de responsabilidade de cada Centro de Custo a alocação racional dos recursos, buscando a redução dos custos pelo compartilhamento de equipamentos;

c) a pedido das chefias poderão ser emitidos relatórios gerenciais a fim de monitoramento e controle das impressões/cópias/digitalizações realizadas pelos centros de custos das Unidades

d) as impressoras são alocadas nas seções conforme mapa de distribuição previsto no contrato de outsourcing ou por demanda específica;

e) a alocação deve considerar o volume histórico de impressões e a quantidade de usuários atendidos, devendo essas informações serem divulgadas para fins de transparência;

f) a sustentabilidade ambiental é elemento chave na utilização do serviço de outsourcing de impressão e desta forma a impressão de documentos que não serão tramitados fisicamente deve ser evitada sempre que possível;

III - Diretrizes e procedimentos sobre os processos internos de auditoria:

a) impressão, digitalização e cópia serão realizados através do serviços específicos e associados a um único usuário por meio das credenciais de acesso;

b) o uso do serviço de impressão será liberado mediante o uso de credenciais de identificação com utilização de senha do usuário a partir da estação de trabalho ou no próprio equipamento de impressão;

c) a impressão realizada por meio de pen drive ou cópia também deverá ser liberada mediante uso de credenciais de identificação com utilização de senha do usuário;

d) informações sobre o número de páginas, data e hora da impressão e dispositivo utilizado para impressão são registradas e mantidas por tempo determinado, a fim de subsidiar processos internos de auditoria, controle de bilhetagem e tarifação de páginas impressas;

e) o registro (log) das impressões deve ser mantido por, no mínimo, 3 (três) anos após o término do contrato, com as seguintes informações, conforme legislação vigente: login do usuário, título do documento, número de páginas impressas, data e hora da impressão, simplex ou duplex, e tipo de impressão (colorida / mono);

IV - Serviço de digitalização:

a) o serviço de digitalização de documentos deverá ter a capacidade de gerar, automaticamente, documentos com reconhecimento de caracteres;

b) deve ser utilizada resolução mínima adequada e compatível à digitalização de documentos, de forma a evitar a criação, transmissão e armazenamento de documentos com tamanhos excessivamente e desnecessariamente grandes;

c) Sugere-se a resolução padrão de 300 dpi.

V - Orientações às áreas de TI correlatas:

a) coordenar a instalação e movimentação das impressoras junto à contratada;
b) apoiar a gestão e fiscalização do contrato de serviço de impressão;
c) monitorar a disponibilidade do serviço de impressão e encaminhar, quando solicitado, os relatórios gerenciais de utilização em suas unidades administrativas;

Art. 5º - Os casos omissos serão tratados pela Coordenação-Geral de Gestão de Tecnologia da Informação (Cogetic);

Art. 6º - A presente portaria entra em vigor a partir de sua assinatura.

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Documento assinado eletronicamente por JULIANO DE CARVALHO LIMA, Diretor(a) Executivo, em 08/10/2024, às 16:28, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 4334266 e o código CRC 1CF45162.

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